Huolellinen suunnittelu ja työn organisoiminen auttavat yrityksiä vähentämään stressiä ja saamaan tilinpäätöksestä irti mahdollisimman paljon hyötyä. Hyvä valmistautuminen tilinpäätösprosessiin on tärkeää, jotta yrityksen taloudellisesta tilanteesta saadaan esitettyä mahdollisimman oikea kuva. Lisäksi selkeästi jäsennelty ja hyvin suunniteltu prosessi tunnistaa yrityksen vahvuudet ja heikkoudet ja tarjoaa näin arvokasta tietoa tulevaa päätöksentekoa varten. Seuraavaksi seuraamme Almaa ja Ilmoa heidän valmistellessaan ensimmäistä tilinpäätöstään.

Valmistelu tilinpäätöstä varten

Ensimmäinen tilikausi lähestyy loppuaan, ja on aika alkaa miettiä tilinpäätöstä. Almaa ja Ilmoa se stressaa ja pohdituttaa. Kaksi kuukautta ennen tilinpäätöstä he istuvat alas muistiinpanojensa kanssa aloittaakseen valmistelut. Alma selailee papereita, kun taas Ilmo käy läpi tulojen ja menojen listaa. He ovat tietoisia siitä, että huolelliset valmistelut ovat avain sujuvaan tilinpäätösprosessiin – mutta se tuntuu haastavalta. Saadakseen tukea he päättävät varata ennakkovalmisteluajan Noogalta.

Tilinpäätöstä valmisteleva tapaaminen

Muutamaa viikkoa myöhemmin he tapaavat kirjanpitäjänsä Noogan toimistolla. Kirjanpitäjä on valmistellut tapaamiseen juuri heidän yritystään varten räätälöityä materiaalia. Aluksi käydään läpi viimeisimmät hyväksytyt tilinpäätösraportit. Kauden verotiedot esitetään, ja Alma ja Ilmo arvioivat verotettavan tuloksen tilikaudelta olevan 80 000 euroa. He ovat maksaneet ennakkoveroja yhteensä 15 000 euroa. Jos arvio pitää paikkansa, heidän täytyy maksaa vielä 1 000 euroa jälkiveroa, kun tilinpäätös on valmis.

Tapaamisen aikana kirjanpitäjä käy läpi, mitä asiakirjoja tarvitaan tilinpäätöksen viimeistelyä varten: mm. lainojen saldotodistukset, vastuu- ja vakuuserittely ja vuokrasopimukset. Koska Tarkka Company Ab tarjoaa vain palveluja, varaston inventaariota ei tarvitse tehdä. On kuitenkin tärkeää, että Alma ja Ilmo laativat listan keskeneräisistä projekteista. Lista pitää sisällään kauden aikana tehdyt työt, joita ei ole vielä laskutettu, jotta tulot voidaan kirjata oikein tilinpäätökseen.

Aiemmassa kokouksessa Alma ja Ilmo ovat jo keskustelleet kirjanpitäjän kanssa verosuunnittelumahdollisuuksista voittojen optimoimiseksi.Tapaamisessa päätettiin myös palkoista ja osingoista. He eivät näe tarvetta lisämuutoksille, sillä tulos vastaa odotuksia.

Tapaamisen jälkeen he toteavat valmistelujen olleen opettavaisia. He ovat myös kokeneet saaneensa hyvää tukea. Jo seuraavana päivänä Alma ja Ilmo lähettävät kaikki pyydetyt asiakirjat, jotta kirjanpitäjä voi aloittaa tilinpäätöstyön heti tilinpäätöspäivän jälkeen.

Kokouksessa saadut näkemykset

Kun kirjanpitäjä myöhemmin kysyy sähköpostitse, onko tilinpäätökselle asetettu määräaika, Alma ja Ilmo vastaavat, että se olisi hyvä saada valmiiksi kuukauden sisällä. Näin he saavat selkeän aikarajan ja varmuuden uuden vuoden alkuun.

Ennakkovalmistelu tilinpäätöskokouksessa oli enemmän kuin pelkkää lukujen läpikäyntiä. Se tarjosi myös arvokkaita oivalluksia yrityksen tulevaisuuden suunnitteluun. Alma ja Ilmo ymmärtävät nyt, että huolelliset valmistelut ja jäsennelty yhteistyö eivät vain helpota tilinpäätösprosessia, vaan tekevät siitä myös opettavaisen. Uuden tiedon ja selkeiden tavoitteiden myötä he odottavat innolla tiivistä yhteistyötä kirjanpitäjän kanssa, jotta tilinpäätös voidaan hoitaa tehokkaasti.

Text: Sofia Peltola, Interim Controller & Senior Accounting Specialist Noogalla