Det har nu gått ett år sedan Tarkka Company grundades, styrelsen har godkänt och bolagsstämman har fastställt bolagets första bokslut och beslutat om vinstutdelning. Under det första året har bolaget inte bara etablerat sin verksamhet utan också lagt en stabil grund för framtiden. En viktig del av denna process har varit bolagsstyrningen, där styrelsen och bolagsstämman spelat centrala roller. Men vad innebär det egentligen att styra ett bolag på ett effektivt sätt, och hur har Tarkka Company hanterat detta under sitt första verksamhetsår? Låt oss ta en närmare titt.

Styrelsens betydelse i Tarkka Company

I alla aktiebolag har styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltning och Tarkka Company är inget undantag. Styrelsen består av tre ordinarie ledamöter: Alma, Ilmo och Ilmos son Asko. Eftersom de är tre ledamöter behövs ingen suppleant enligt aktiebolagslagen.

Under det första året har styrelsen haft en avgörande roll i att forma bolagets strategi och långsiktiga mål. Genom att analysera marknaden, fatta beslut om resursfördelning och planera ekonomin har de skapat en stabil grund för bolagets tillväxt. Styrelsen har också ansvarat för att övervaka och kontrollera bolagets ekonomi, säkerställa efterlevnad av lagar och regler samt identifiera och hantera risker.

Alma, som är verkställande direktör, ansvarar för den dagliga verksamheten. Styrelsen har varit ett viktigt stöd för henne genom att ge tydliga riktlinjer och försäkra att det finns effektiva rutiner på plats. Regelbundna möten har gjort det möjligt att löpande fatta beslut om verksamhetens fortsatta utveckling. För att säkerställa en tydlig styrning behöver aktiebolag åtminstone ha ett protokollfört styrelsemöte per år där styrelsen godkänner bokslutet och ger förslag på vinstutdelning.

Digitaliseringens påverkan på företagsstyrningen

En viktig faktor som har underlättat arbetet för Alma och Ilmo är införandet av ett digitalt ekonomiförvaltningssystem. Genom att använda Netvisor har de förenklat processen att betala och skicka fakturor, samt fått tillgång till omfattande rapporter i realtid. Systemet har även underlättat styrelsearbetet genom att erbjuda lagring av styrelseprotokoll och möjliggöra elektronisk signering av dokument. Detta har gjort det smidigt att signera bokslut, viktiga beslut, kontrakt och godkännanden, vilket i sin tur har bidragit till en mer effektiv och transparent styrning av företaget.

Bolagsstämmans roll i strategiska beslut

Bolagsstämman är Tarkka Companys högsta beslutande organ och har en avgörande roll i bolagets strategiska utveckling. Som enda aktieägare, med lika ägarandelar (50/50), fattar Alma och Ilmo alla beslut gemensamt, vilket skapar en tydlig och effektiv beslutsprocess.

Den ordinarie bolagsstämman hålls årligen inom sex månader efter räkenskapsårets slut och behandlar viktiga frågor såsom fastställande av bokslut, vinstfördelning och val av styrelse och revisor. Dessutom beviljas ansvarsfrihet åt styrelsen och den verkställande direktören i samband med att deras arbete godkänns.

Vid behov kan extra bolagsstämmor sammankallas, antingen enligt bolagsordningen eller på begäran av styrelsen, en delägare eller revisorn. I fall där alla aktieägare är överens om en viss fråga kan beslut fattas utan att en fysisk bolagsstämma hålls, vilket förenklar hanteringen av vissa ärenden.

Balansen mellan styrelse och aktieägare

När aktieägare också sitter i styrelsen kan det ibland uppstå intressekonflikter. I Tarkka Company har detta varit en viktig fråga eftersom Alma och Ilmo både är huvudägare och aktiva styrelseledamöter.

Som aktieägare har de rätt att besluta om hur vinster ska användas, medan de som styrelseledamöter måste agera i bolagets bästa intresse. Det kan ibland innebära en svår balans, där personliga ekonomiska intressen inte får ta överhanden.

För att hantera dessa utmaningar har Alma och Ilmo, med stöd av Nooga, utvecklat tydliga rutiner för beslutsfattande. Genom att prioritera transparens, hålla regelbundna möten och noggrant separera sina roller har de lyckats minimera risken för att privata intressen ska påverka verksamheten negativt.

Noogas experter poängterar också att det är viktigt att ägarna definiera ägarviljan – det vill säga aktieägarnas gemensamma mål och långsiktiga vision för företaget. Detta omfattar exempelvis strategier för tillväxt, utdelningspolicy, risknivå och framtida exitplaner.  Genom att tydligt definiera ägarviljan skapas en gemensam riktning för bolaget, vilket gör det lättare för styrelsen och ledningen att fatta beslut i linje med ägarnas intentioner.

På sikt kan det även vara värdefullt att ta in en extern styrelsemedlem. En extern ledamot kan tillföra nya perspektiv, bidra med expertis och fungera som en oberoende röst i strategiska beslut. Detta skulle ytterligare stärka bolagets styrning och säkerställa att beslutsfattandet alltid sker i företagets långsiktiga intresse.

Lärdomar från det första året

Tarkka Companys första verksamhetsår har varit en lärorik resa, där bolagsstyrningen spelat en avgörande roll för att bygga en stabil verksamhet. Styrelsen har styrt bolaget genom strategiska beslut och kontrollfunktioner, medan bolagsstämman har varit en arena för att fatta de mest grundläggande besluten kring bolagets framtid.

Genom att tydligt definiera ansvar, etablera effektiva processer och skapa en transparent beslutsstruktur har Tarkka Company skapat förutsättningar för en hållbar och framgångsrik framtid. Deras erfarenheter kan tjäna som en vägledning för andra entreprenörer och företag som vill förstå vikten av en väl fungerande bolagsstyrning.

Med fortsatt strategiskt fokus och en stark ledning ser framtiden ljus ut för Tarkka Company. Deras arbete under det första året har lagt en stabil grund som kommer att vara avgörande för bolagets fortsatta tillväxt och utveckling.

Text: Anna Pajunen, Sales & Marketing Coordinator på Nooga