Färre mellansteg ger smidigare processer – Görans

Korv-Görans Kebab Ab tillverkar och säljer kött och dressing. Verksamheten växer och för ett halvår sedan anlitades Nooga för att ta över pappersarbetet. Ett bra beslut som gör en rad processer smidigare.

Kebabkött med dressing är en svårslagen klassiker i Jakobstad. Men produktfamiljen i Korv-Görans Kebab Ab (Görans) är större än så, företaget har bland annat hittat ett bra recept för vegeflarn och för tillfället är efterfrågan inom storkökshandeln stor på deras inhemska kycklingprodukter. Företaget säljer frysta köttprodukter och dressingar, främst till olika kedjors centrallager i Finland, Sverige och Estland.

Tidigare skötte en anställd bokföringen internt. När hon slutade tog Görans tillfället i akt att köpa tjänster för bokföring och löneräkning utifrån. Pappersarbetet var tidskrävande och företaget ville hellre satsa sina resurser på kärnverksamheten.

– Vi hade ett gammalmodigt system då. Fakturorna kom ofta i pappersform eller via e-post och hanteringen av dem tog mycket tid. Behovet av att digitalisera bokföringen hade varit på tapeten redan länge innan vi kom till skott, säger Catarina Ahlö som är Management system responsible vid Korv-Görans Kebab Ab.

I dag går processerna för både inköpsreskontra och fakturering betydligt smidigare än tidigare. Allt sker elektroniskt, mycket sker automatiskt och det i sin tur gör att handarbetet minskar avsevärt.

– Bokföringsprogrammet som vi använder numera går att integrera med vårt nuvarande lagerprogram, och det är viktigt för det programmet är skräddarsytt för oss. Det bästa är ändå att hela banken är implementerad i programmet, det gör allting mycket smidigare.

Ledningen ser ytterligare en fördel med digitaliseringen av bokföringen.

– Vi i styrelsen kan följa upp bokföringen i realtid och månadsbokslutet kommer betydligt snabbare än förut.

Att Görans valde Nooga beror dels på prissättningen, men också på att bokföringsbyrån finns nära till hands i Jakobstad.

– Nooga har hjälpt oss att digitalisera bokföringen och på vägen har vi fått goda råd och vänlig betjäning. De är aldrig längre än ett telefonsamtal bort, och det känns bra.

Nu i höst har Görans med Noogas hjälp tagit ett steg vidare när det gäller att effektivera verksamheten. Företaget har börjat använda EDI (Electronic Data Interchange), som gör att två av varandra oberoende datasystem kan utbyta elektroniska meddelanden sinsemellan. Det kan gälla till exempel order, orderbekräftelse, leveransavisering och fakturor.

– Vi håller på att testa elektroniska EDI-beställningar med första kunden nu som bäst. Vi tar emot beställningen elektroniskt varpå en fraktsedel bildas. Fakturan skickas sedan automatiskt till kunden. Det här gör att flera tidigare mellansteg faller bort.

Catarina Ahlö kom till familjeföretaget för 11 år sedan då hon gjorde inhoppsarbete på kontoret. Mycket har hänt i kontorsbranschen sedan dess.

– Det bästa med mitt jobb är att det är så varierande, ingen dag är den andra lik. Jag började som kvalitetsansvarig men arbetsbilden har ändrat med åren och nuförtiden sköter jag också personalfrågor och skolningar. Dessutom deltar jag i mässor så jag jobbar lite med försäljningen också.

För tillfället får Catarina Ahlö också lära sig om byggprocesser i och med att Görans bygger helt nya lokaler och produktionsutrymmen i Jakobstad. Planen är att företaget ska kunna flytta in före sommaren 2019.

Hur blir det då med alla pappershögar? Följer mapparna med i flytten eller är de månne ett minne blott i och med den digitalisering ni genomgår nu?

– Pappershögar har vi nog ännu, men de har redan minskat betydligt. Man kan åtminstone säga att vi är på god väg mot ett papperslöst kontor, säger Catarina och ler.