Som många andra i världen och Finland nu just, har vi på bokföringsbyrån Nooga arbetat i huvudsak på distans en dryg vecka. Beslutet att övergå till distansarbete gjordes på fredag och på måndag var vi igång. Tanken är att vi trots distansarbete ska kunna finnas till för våra kunder som vanligt.

Hur har distansarbetet fungerat?

Det krävdes ingen stor ansträngning av oss, det har gått smidigt, kommenterar Noogas VD Monika Ahlskog. Vi har verktygen: Netvisor (digital ekonomiförvaltning) och Microsoft Office 365 (sharepoint och Teams). Tack vare att vi är en digital bokföringsbyrå och har digital ekonomiförvaltning kan vi bra jobba från hemmakontor. Vi har allt digitalt och behöver sålunda inte bära med oss mappar hem, kommenterar Ahlskog vidare.

Netvisor är ett digitalt bokföringsprogram där man får bokföring i realtid som underlag för beslutsfattande. Netvisor är molnbaserat och kan användas på samma sätt hemifrån. Nätfakturor, som både sänds och tas emot i Netvisor är smidigare och förmånligare jämfört med traditionella pappersfakturor. Från och med 1.4. kan man kräva att få nätfakturor från företag (läs om den nya nätfakturalagen HÄR). Med digital bokföring slipper man dubbelarbete. Nätfakturering och mottagande av nätfakturor gör att man har fakturorna klara för bokföringen samtidigt. Digital bokföring är inte kontorsbunden, utan kan skötas var som helst. 

Via sharepoint har vi tillgång till våra dokument. Distansarbetet har inte känts ovant i och med att datorn och mapparna sett likadana ut som vanligt tack vare fungerande lösningar i bakgrunden.

Hur sköts distansmöten?

För möten har vi använt Teams både internt och externt även tidigare, men nu sker den absoluta merparten av mötena via Teams. En del av de interna telefonsamtalen har ersatts av Teams möten för att det är smidigare när man kan dela dokument och jobba tillsammans.

Tekniken har fungerat och Teams har blivit en intern träffpunkt. Redan första dagen på våra respektive hemmakontor saknade vi våra gemensamma kaffepauser. Vi beslöt att ha kaffepaus på vanliga tider 9 och 14 som Teams-möten. Teams-möten kan vi använda oss av också i fortsättningen för att kunna ha gemensamma pauser för kontoren i Jakobstad, Vasa och Karleby.

För oss har Microsoft Office 365 lösningarna fungerat, men det finns ju andra lösningar poängterar Thomas Fagerholm, Projektchef på Nooga Systems. Det finns alla möjligheter att skräddarsy passande lösningar. Det är möjligt att ta i bruk nya lösningar och få support på distans, framhåller Fagerholm.

Håll möten och sköt Er ekonomiförvaltning från hemmakontoret – Nooga hjälper Er att komma igång.

Vi står till tjänst med både övergripande planering och konkret anskaffning av utrustning som behövs hos Er för distansarbete. Nu kan vi ta i bruk digital ekonomiförvaltning med kort varsel också.

Vi behöver se framåt och vara redo när allt är som vanligt igen!

TIPS! Läs blogginlägget om den nya nätfakturalagen som träder i kraft 1.4.2020. Det är bra att vara beredd!

TIPS! Läs blogginlägget om nätfiske. Det är viktigt att vara på sin vakt och vara rädd om sina inloggningsuppgifter till e-posten!