Vad betyder digital bokföring?

Digital bokföring innebär att de tidigare manuella och pappersbaserade rutinerna för bokföring nu smidigt kan hanteras med hjälp av dator, surfplatta eller mobiltelefon.

Genom att sköta bokföringen digitalt kan du hantera de vanliga rutinerna inom företagets ekonomiförvaltning på ett och samma ställe. Med samma program kan du skicka fakturor, ta emot fakturor samt skicka in alla kvitton och nödvändigt material direkt till din bokförare.

Exempelvis, om du tidigare köpte en vara eller tjänst och skickade kvittot som ett brev till bokföraren, kan du nu istället ta en bild på kvittot med din mobiltelefon direkt efter köpet och skicka det till bokföringen på en gång. På så sätt hålls bokföringen uppdaterad i realtid med företagets händelser.

Digital bokföring kräver inte omfattande tekniska kunskaper från din sida. Om du till exempel kan använda internetbanken och kan hantera en smarttelefon kan du också använda programvaran för digital ekonomiförvaltning.

“Effektiv hantering av bekanta rutiner för att spara tid och pengar”

Den traditionella ekonomiförvaltningen kräver flera manuella arbetsmoment och hantering av papper, vilket tar tid. Med digital ekonomiförvaltning sparar du din egen tid, som du istället kan använda för att utföra fakturerbart arbete för ditt företag.

Hur digital ekonomiförvaltning kan se ut i praktiken:

På Nooga använder vi och kan varmt rekommendera bokföringsprogrammet Netvisor.

Skicka försäljningsfakturor

Tidigare kanske du har använt separata fakturamallar eller faktureringsprogram för att skicka en försäljningsfaktura. Efter att fakturan har skickats har du behövt skicka en kopia av den till bokföraren, antingen per post eller via e-post. Därefter har bokföraren manuellt överfört informationen till det använda programmet och verifierat att betalningen för fakturan finns på kontoutdraget.

I Netvisor går hela processen med försäljningsfakturor smidigt från början till slut. Du kan skapa försäljningsfakturor direkt i Netvisor, vilket betyder att du inte längre behöver skicka en kopia av försäljningsfakturan till bokföraren. Programmet matchar automatiskt betalningen från kunden med försäljningsfakturan och hämtar kontoutdraget från din bank. När du fakturerar med Netvisor skapas bokföringsposter och underlag automatiskt. Smidigt eller hur?

Hantering av inköpsfakturor

I den traditionella bokföringen, efter att du har fått en pappers- eller e-postfaktura, loggar du in i internetbanken och betalar fakturan. Vid slutet av bokföringsperioden har du skickat kopior av alla inköpsfakturor som berör perioden antingen per post eller via e-post till bokföraren. Därefter hanterar bokföraren manuellt informationen i bokföringen.

Genom att använda Netvisor kommer inköpsfakturorna direkt till programmet där fakturorna antingen bokförs automatiskt med hjälp av standardkonton eller genom bokförarens åtgärder. I programmet kan du granska fakturans innehåll, godkänna den och överföra betalningen direkt från ditt konto. Fakturan betalas på förfallodagen och genom kopplingen till banken kan betalningen automatiskt kopplas till rätt inköpsfaktura på kontoutdraget. Hela processen sköts alltså direkt i samma program, vilket sparar tid.

Skicka material till bokföraren: (kvitton, underlag & övrigt material)

Tidigare har du personligen lämnat kvitton, fakturor, kontoutdrag och andra underlag till din bokförare en gång per period, oavsett om det var månatligen, kvartalsvis eller årligen. Därefter har bokföraren gått igenom materialet och manuellt överfört det till det använda bokföringsprogrammet.

I Netvisor kommer försäljningsfakturor, inköpsfakturor och kontoutdrag automatiskt in i systemet, vilket innebär att dessa underlag inte behöver skickas separat till bokföraren. För kvitton kan du använda Visma Scanner-appen i din mobil för att sända kvittona elektroniskt till bokföringen. Genom appen tar du en bild på kvittot, lägger till extra information och skickar detta direkt till bokföraren i Netvisor. Tack vare Visma Scanner behöver du inte längre spara kvitton separat efter att de skannats.

På Nooga erbjuder vi en modern outsourcad digital bokföringstjänst som gör att du kan fokusera på din kärnverksamhet och spara tid. Utöver bokföring erbjuder vi även löneräkningstjänster och andra ekonomiförvaltningstjänster.

Är du intresserad av digital bokföring från Nooga? Begär ett gratis kostnadsförslag här och låt oss diskutera din ekonomiförvaltning tillsammans

---

Written by: Sanna Nurila