I dagens snabbföränderliga affärsvärld är det viktigt att bolagets ledning har tillgång till aktuell och korrekt finansiell information. För Alma och Ilmo är det här helt nya erfarenheter och de behöver all hjälp de kan få från bokföringsbyrån. Deras bokförare har berättat hur de gör upp månadsbokslut, för att de ska få relevant och värdefull data för att kunna fatta rätt beslut i rätt tid. De bokar in månatliga möten med bokföraren för att gå igenom månadsbokslutet och lära sig förstå vad siffrorna i resultat-och balansräkningen betyder. Det är en förutsättning för att de ska lyckas!

Vad är månadsbokslut? Månadsbokslut är förutom månadens alla kontohändelser, alla periodiseringar såsom lönebikostnader och semesterlöner, försäkringar, avskrivningar och skatter som hör till månaden. Ett månadsbokslut ger en månatlig rättvis bild av företagets ekonomiska situation. Ett månadsbokslut består av en fullständig resultat- och balansräkning. På basen av detta kan man sedan räkna nyckeltal och göra upp specifika rapporter, som ledningen önskar. Att göra upp månadsbokslut är inte en lagstadgad skyldighet, men det ger en trygghet och kontroll över det ekonomiska läget året om.

Månadsbokslutet är ett viktigt redskap för företagets ledning, vd:n, styrelsen och ledningsgruppen, som ska ta beslut som gäller framtiden. Alma och Ilmo, som är nya företagare, tycker att det är viktigt att ha koll på ekonomin redan från början och ser att det finns många fördelar med att göra upp månadsbokslut. Med månatlig uppföljning har de möjlighet att snabbt upptäcka avvikelser, felaktigheter, trender och eventuella nedgångar. Det säkerställer också att finansiella rapporterna är riktiga och tillförlitliga. Det minimerar också risker för obehagliga överraskningar vid årets slut. I långa loppet sparar det både tid och resurser.

Ett månadsbokslut ger en regelbunden och detaljerad bild av företagets ekonomiska situation. Detta möjliggör en bättre kassaplanering och planering av eventuella framtida investeringar. Med hjälp av realtidsrapporter har Alma och Ilmo en bra överblick av den dagliga verksamheten med inkomster och utgifter och de kan planera och fatta beslut som gäller framtiden.

En annan fördel med månadsbokslut är en smidigare process vid årsbokslut. Månatlig uppföljning med uppdaterad bokföring, periodiseringar och avstämningar minskar stressen och arbetsbördan inför årsbokslutet. Hela processen med bokföring och revision löper smidigare, snabbare och mera kostnadseffektivt. Alma och Ilmo har som mål att årsbokslutet ska vara klart redan inom januari, så att de får fokusera på det nya året.

Månadsbokslutet förenklar också budget- och prognosarbetet. Månadens förverkligade siffror kan jämföras med budgeten och vid behov kan prognosen snabbt uppdateras. Ifall det finns avvikelser, finns det tid att anpassa sig eller göra nödvändiga förändringar. Alma och Ilmo förstår att förändringar i rätt tid, kan vara avgörande för hur företaget lyckas med sin verksamhet.

Månadsbokslut är inte ett lagstadgat krav, men det är ett viktigt verktyg för ledningen. Alma och Ilmo använder de månatliga rapporterna som underlag för planering och beslutsfattande. Om förverkligade siffrorna följer budgeten, behöver de inte vidta åtgärder, men om det finns stora avvikelser, behöver de fundera på eventuella förändringar. De undviker på detta sätt onödiga överraskningar vid årets slut och kan leda företaget på ett proaktivt och professionellt sätt under året. I nästa avsnitt tar Alma och Ilmo reda på hur de på bästa sätt kan förbereda sig för årsbokslutet.

Text: Monika Ahlskog, VD på Nooga