10 tips: Digitalisera din ekonomiförvaltning

Papperslös bokföring är inte en utopi. Det är många som varje månad brottas med mappar fulla med papper och buntar med kvitton som måste lämnas in i tid för att bokföraren ska kunna göra sitt, men det behöver inte alltid vara så.

Det är inte heller svårt att göra en förändring. I praktiken är en långt digitaliserad bokföring väldigt effektiv. Att redan i någon mån sträva efter att börja digitalisera dagliga rutiner kan ha en stor inverkan på hur en vardag, och speciellt en faktureringsdag, på jobbet ser ut.

Vi har här samlat 10 konkreta tips på hur du steg för steg kan digitalisera ditt företags ekonomiförvaltining.

1 Använd e-fakturor. Att ta i bruk elektroniska fakturor är vanligtvis ett av de första stegen mot att minska på pappersbördan. Med vårt digitala ekonomiförvaltningssystem kan du skicka både e-fakturor och e-postfakturor.

2 Skicka pappersfakturor med en utskriftstjänst. Det är en hel del arbete involverat med att fakturering. Utöver att du ska skriva själva fakturan måste du också skriva ut den på papper, frankera och posta den. Då du använder dig av en utskriftstjänst drar du i alla fall ner på din del av pappersarbetet avsevärt. Det bästa vore dock att försöka gå ifrån pappersfakturor helt och hållet.

3 Ta emot inköpsfakturor digitalt. Välj att ta emot dina inköpsfakturor som e-fakturor eller e-postfakturor. Det är dock inte alltid sagt att det går, och i så fall kan man själv skanna in eller använda sig av en skanningstjänst för att hålla alla fakturor digitala. Att ta steget längre kunde kanske vara att gå in för en företagspolicy där man helt vägrar att ta emot pappersfakturor.

4 Skanna alla kvitton. Ingen blir glad av att leta efter gamla kvitton i fickor eller på ett överfullt skrivbord den dagen allt ska skickas in till bokföraren. Bättre är att alltid genast skanna in varkje kvitto direkt vid inköp. Kom ihåg att om du inte hittar ett borttappat kvitto så dras den summan vanligtvis bort från din lön.

5 Håll löneräkningen elektronisk. Som arbetsgivare ger man alla löneunderlag till löneräknaren elektroniskt och arbetstagaren kan registrera sin arbetstid med mobilen. Löneräknaren ser till att lönerna betalas ut och bokförs och skickar ut lönespecifikationerna elektroniskt.

6 Få kontoutdragen elektroniskt. Använd ett system där kontoutdragen hämtas automatiskt till systemet varje dag för att du ska hållas uppdaterad med ditt företags kassaflöde.

7 Automatisera allt som går. Ju mer ni lyckas automatisera, desto bättre. På så vis undviker man onödigt arbete som ofta även skapar stress och effektivt tar kål på arbetsglädjen.

8 Begär tillgång till rapporter. Se till att få tillgång till realtidsrapporter i ekonomiförvaltningssystemet. Du kan då få ta del av den information du är intresserad av när som helst

9 Få helheten digitaliserad. En helt digital ekonomiförvaltning ger dig möjligheten att ha full koll på din ekonomi oberoende av var i världen du befinner dig, eftersom allt finns digitalt. Med detta följer en ökad möjlighet till flexibilitet.

10 Ta reda på vad allt som går att göra. Kontakta oss för att få reda på vilka möjligheter som finns, kanske har just ditt företag ett speciellt behov där vi har en lösning du inte själv tänkt på.

Gratis kostnadsförslag