Kuten monet muut maailmalla ja Suomessa, olemme myös tilitoimisto Noogalla tehneet pääasiassa etätöitä runsaan viikon verran. Päätös etätöihin siirtymisestä tehtiin perjantaina, ja maanantaina teimme jo töitä kotikonttorista käsin. Ajatus on, että etätyöstä huolimatta, pystymme palvelemaan asiakkaitamme entiseen tapaan.

Miten etätyöt ovat sujuneet?

Etätöihin siirtyminen ei vaatinut meiltä suurempia toimenpiteitä. Se on sujunut vaivattomasti, Noogan toimitusjohtaja Monika Ahlskog kommentoi. Meillä on työkalut: Netvisor (sähköinen taloushallinto) ja Microsoft Office 365 (Sharepoint ja Teams). Olemme sähköinen tilitoimisto ja käytämme sähköistä taloushallintoa, joten etätyön tekeminen sopii meille hyvin. Meillä on kaikki tiedostot sähköisessä muodossa. Mappeja ei tarvitse kantaa kotiin, Ahlskog tiivistää.

Netvisor on sähköinen taloushallinto-ohjelma, joka mahdollistaa reaaliaikaisen kirjanpidon päätöksenteon tueksi. Netvisor toimii pilvipalvelun avulla ja sitä voi käyttää samalla tavalla kotikonttorissa. Verkkolaskut, joita lähetetään ja vastaanotetaan Netvisorissa ovat perinteisiä paperilaskuja sujuvampia ja edullisempia. 1.4 alkaen voi vaatia verkkolaskuja muilta yrityksiltä (lue uudesta verkkolaskulaista TÄÄLTÄ). Sähköisellä taloushallinnolla vältetään tuplatyötä. Laskut ovat valmiina ohjelmassa kirjanpitoa varten, kun verkkolaskujen lähetystä ja vastaanottoa hyödynnetään. Sähköinen kirjanpito ei ole sidottu paikkaan tai aikaan, päinvastoin sitä voi tehdä ja seurata missä tahansa.

Sharepointin kautta pääsemme tiedostoihin. Etätyö ei ole paljon poikennut perinteisestä toimistotyöstä siinä mielessä, että tiedostot ovat samannäköisiä kuin tavallisesti, taustalla olevien ratkaisujen ansiosta.

Miten pidetään etäkokouksia?

Olemme pitäneet kokouksia Teams:in kautta ennenkin, mutta tavallisesta poiketen tällä hetkellä valtaosa kokouksista pidetään juuri Teams:in kautta. Teams kokoukset ovat korvaanneet myös osan sisäisistä puheluista, koska esimerkiksi tiedostojen jakaminen tekee työnteosta sujuvampaa.

Tekniikka on toiminut hyvin ja Teams:istä on tullut sisäinen kohtaamispaikka. Jo ensimmäisenä etätyöpäivänä kaipasimme yhteisiä kahvituokioita. Päätimme pitää kahvitauot kuten tavallisesti, klo 9 ja 14 Teams:ia hyödyntäen. Jatkossakin työntekijät Pietarsaaren, Vaasan ja Kokkolan konttoreilla voivat pitää yhteisiä kahvitaukoja Teams:in kautta.

Meillä Microsoft 365 ratkaisut ovat toimineet, mutta on myös muita ratkaisuja, Thomas Fagerholm, Projektipäällikkö Nooga Systemsiltä, painottaa. Kullekin yritykselle on mahdollista räätälöidä heille sopiva ratkaisu. Uusia ratkaisuja voidaan ottaa käyttöön etänä ja myös tukipalvelua on mahdollista saada etänä, Fagerholm korostaa.

Pidä kokoukset ja hoida taloushallinto kotikonttorista – Nooga auttaa Teitä pääsemään alkuun

Autamme ratkaisujen löytämisessä, niin suunnittelussa kuin etätyöhön tarvittavien laitteiden hankinnassa. Nyt voimme myös ottaa käyttöön sähköisen taloushallinnon nopealla aikataululla.

Meidän täytyy katsoa eteenpäin ja olla valmiina, kun kaikki palaa entiselleen!

HUOM! Lue blogikirjoitus uudesta verkkolaskulaista, joka astuu voimaan 1.4. On hyvä valmistautua!

HUOM! Lue blogikirjoitus sähköpostitilien kaappauksista. On syytä olla varovainen ja suhtautua terveellä kriittisyydellä sähköpostiviesteihin, joissa pyydetään tunnistautumaan sähköpostiosoitteen ja salasanan avulla.