Tallennetut tiedot

Tallennetun datan määrä kasvaa erittäin nopeasti. Eri lähteiden mukaan tallennetun datan määrä on lisääntynyt 7450 % vuodesta 2010 vuoteen 2024 mennessä ja vuosien 2021 ja 2024 välillä on odotettavissa, että tallennetun datan määrä tuplaantuu. Se tarkoittaa, että vuonna 2024 tallennetun datan määrä olisi 149 zettatavua (1 zettatavu = 1 000 000 000 teratavua). Puhutaan siis todella suurista määristä. Miten tietoa eli dataa voidaan sitten käyttää? Ja kenellä on pääsy dataan? Miten näin suuria määriä dataa käsitellään? Tiedämme, että suurin osa datasta on kaikkien käytettävissä, mutta sellaisessa muodossa, että sitä voi olla vaikea analysoida järkevällä tavalla. Suuri osa tallennetusta tiedosta on viranomaisten, yritysten ja muiden organisaatioien hallussa mikä tarkoittaa, että data ei ole julkista vaan ainoastaan organisaatioiden saatavilla.

Miten dataa voidaan hyödyntää ja ennen kaikkea miten organisaation sisäistä dataa voidaan käyttää? Miten kiinnostavaa on yrityksen oman datan yhdistäminen esimerkiksi muun julkisen datan kanssa? Onko mahdollista yhdistää esimerkiksi säätiedot ihmisten verkkokaupan ostokäyttäytymiseen, saadakseen tietoa siitä, milloin kampanjointi kannattaa? Olemmeko taipuvaisempia ostamaan sateisena päivänä vai auringon paistaessa? Tai milloin syömme mieluummin ravintolassa, käymme ostoksilla, hankimme uuden auton, veneen tai asunnon? Ja mitkä muut tekijät vaikuttavat käytökseemme? Data, joka vain odottaa analysointia, tarjoaa monta vastausta.

Mutta mitä, miksi ja miten?

Oman datan hyödyntäminen saattaa herättää monia kysymyksiä. Miten voi yhdistää eri dataa tai datalähteitä? Ensimmäisenä on tärkeää tutustua omaan dataan ja aloittaa selvittämällä minkälaista tietoa se sisältää.

Mitä Business Intelligence sitten tarkoittaa ja miten se toimii? Yksinkertaistetusti Business Intelligence koostuu kahdesta osasta, datan saatavuudesta (backend) ja sen esittämisestä (frontend). Datan esittämiseen löytyy monta menetelmää. Perinteinen raportointi kertoo mitä on tapahtunut, kun taas diagnostinen lähestymistapa vastaa kysymykseen miksi jokin asia tapahtui. Tulevaisuuteen keskittynyt raportointi voi tarjota ennusteita tulevaisuutta varten. On tärkeää muistaa, että ilman dataa (backend) ei ole mitään esiteltävää. On myös tärkeää panostaa automatisointiin välttyäkseen manuaalisilta työvaiheilta tiedon keräämisessä. Automatisoidun raportoinnin myötä käyttäjä voi keskittyä datan analysointiin tietojen keräämisen sijasta. Mitä vähemmän aikaa menee tietojen keräämiseen, sitä enemmän aikaa on analysoimiseen.

Miksi Business Intelligence on tarpeen? Yksi syy käyttää Business Intelligence -ratkaisuja on datan suuri määrä. Ilman työkaluja on mahdotonta käsitellä ja analysoida suuria määriä dataa. Ilman toiminnan mittareita varmuus puuttuu ja joudutaan turvautumaan arvauksiin. Mittareiden avulla on helpompaa seurata, analysoida ja ylläpitää laatua sekä tehostaa ja työstää parannuksia.

Mitä työkaluja tulisi sitten käyttää? Business Intelligencen kannalta työkalut eivät ole olennaisinta, vaan BI ratkaisun tarjoamat ominaisuudet ja mahdollisuudet. Mahdollisuus automatisaatioon on välttämätöntä, jotta tehokkuus analyysiprosessissa voidaan saavuttaa. Monet yritykset ja organisaatiot käyttävät raportointiin esimerkiksi Microsoft Excel:iä, joka voi olla toimiva ratkaisu, jos datan saatavuus on automatisoitu. Automatisoidumpi ratkaisu on esimerkiksi tänä päivänä useiden yritysten ja organisaatioiden käyttämä alusta, Microsoft Power BI. Se tarjoaa työkalun, joka tekee raportoinnin ja analysoinnin sujuvasti ja tehokkaasti. Valitse ominaisuuksiltaan sinulle sopivin BI ratkaisu.

Miten pääsen alkuun BI ratkaisun kanssa?

Kaikki alkaa datan saatavuudesta. Minkälaista dataa on saatavilla ja onnistuuko datalähteiden päivittäminen automaattisesti vai vaatiko data manuaalista työtä? Jos datan laatu ja saatavuus on hyvä, ainoastaan mielikuvitus asettaa rajat datan käyttämiselle. Tiivistetysti voisi sanoa, että Business Intelligenceä tarvitaan tukemaan oikeita päätöksiä oikeaan aikaan. Me Noogalla autamme mielellämme, jos haluatte viedä raportointinne uudelle tasolle.

Written by: Thomas Fagerholm