On kulunut vuosi siitä, kun Tarkka Company perustettiin. Hallitus on hyväksynyt ja yhtiökokous on vahvistanut yhtiön ensimmäisen tilinpäätöksen sekä päättänyt voitonjakamisesta. 

Ensimmäisen toimintavuotensa aikana yhtiö ei ole vain vakiinnuttanut toimintaansa, vaan myös luonut vankan pohjan tulevaisuudelle. Tärkeä osa tätä prosessia on ollut yhtiön hallinto, jossa hallitus ja yhtiökokous ovat näytelleet keskeistä roolia. Mutta mitä oikeastaan tarkoittaa yhtiön tehokas hallinta, ja miten Tarkka Company on käsitellyt tätä ensimmäisen toimintavuotensa aikana? Tarkastellaanpa asiaa tarkemmin.

Hallituksen merkitys Tarkka Companyssa

Kaikissa osakeyhtiöissä hallitus vastaa yhtiön organisaatiosta ja hallinnoinnista, eikä Tarkka Company ole poikkeus. Hallitus koostuu kolmesta varsinaisesta jäsenestä: Almasta, Ilmosta ja Ilmon pojasta Askosta. Koska jäsenet ovat kolme, ei varajäsentä tarvita osakeyhtiölain mukaan.

Ensimmäisen vuoden aikana hallituksella on ollut ratkaiseva rooli yrityksen strategian ja pitkän aikavälin tavoitteiden muotoilussa. Analysoimalla markkinoita, tekemällä päätöksiä resurssien jakamisesta ja suunnittelemalla taloutta he ovat luoneet vakaan pohjan yrityksen kasvulle. Hallitus on myös vastannut yrityksen talouden valvonnasta ja tarkkailusta, lainsäädännön ja sääntöjen noudattamisen varmistamisesta sekä riskien tunnistamisesta ja hallinnasta.

Toimitusjohtaja Alma vastaa päivittäisestä toiminnasta. Hallitus on ollut hänelle tärkeä tuki antamalla selkeitä suuntaviivoja ja varmistamalla tehokkaat käytännöt. Säännölliset kokoukset ovat mahdollistaneet jatkuvan päätöksenteon liiketoiminnan kehityksestä. Selkeän hallinnan varmistamiseksi osakeyhtiöillä on oltava vähintään yksi pöytäkirjaan merkitty hallituksen kokous vuodessa, jossa hallitus hyväksyy tilinpäätöksen ja antaa ehdotuksia osingonjaosta.

Digitalisaation vaikutus yritysjohdon hallintaan

Alman ja Ilmon työtä on helpottanut merkittävästi digitaalinen taloushallintojärjestelmä Netvisor. Sen avulla he ovat saaneet prosessit, kuten laskujen maksamisen ja lähettämisen, sujuvammiksi ja saaneet käyttöönsä reaaliaikaisia raportteja. Järjestelmä on myös tukenut hallituksen työskentelyä tarjoamalla paikan pöytäkirjoille ja mahdollistamalla asiakirjojen sähköisen allekirjoittamisen. Tämä on tehnyt tilinpäätösten, tärkeiden päätösten, sopimusten ja hyväksyntöjen allekirjoittamisesta vaivatonta ja muuttanut yrityksen hallinnon tehokkaammaksi ja avoimemmaksi.

Yhtiökokouksen rooli strategisissa päätöksissä

Yhtiökokous on Tarkka Companyn korkein päättävä elin ja sillä on keskeinen rooli yrityksen strategisessa kehityksessä. Alma ja Ilmo tekevät yhdessä kaikki päätökset, sillä he omistavat yrityksestä yhtä suuret osat (50/50). Tämä selkeyttää ja tehostaa päätöksentekoprosessia.

Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain kuuden kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä. Kokouksessa käsitellään tärkeitä asioita, kuten tilinpäätöksen vahvistaminen, voitonjako ja hallituksen sekä tilintarkastajan valinta. Kokouksessa myönnetään myös vastuuvapaus hallitukselle ja toimitusjohtajalle.

Jos tarvitaan, voidaan kutsua koolle ylimääräinen yhtiökokous. Tämä voidaan tehdä joko yhtiöjärjestyksen mukaan tai hallituksen, osakkaan tai tilintarkastajan pyynnöstä. Jos kaikki osakkeenomistajat ovat samaa mieltä jostain asiasta, päätös voidaan tehdä ilman kokousta, mikä helpottaa joidenkin asioiden käsittelyä.

Hallituksen ja osakkeenomistajien välinen tasapaino

Kun osakkeenomistajat istuvat myös hallituksessa, voi joskus syntyä eturistiriitoja. Tämä on ollut tärkeä kysymys Tarkka Companyssa, sillä Alma ja Ilmo ovat sekä pääosakkaita että aktiivisia hallituksen jäseniä.

Osakkeenomistajina heillä on oikeus päättää, miten voitot käytetään, mutta hallituksen jäseninä heidän on toimittava yrityksen parhaaksi. Tämä voi joskus olla vaikeaa, jotta henkilökohtaiset taloudelliset intressit eivät vaikuttaisi liikaa.

Alma ja Ilmo ovat Noogan tuella kehittäneet selkeät päätöksentekoprosessit näiden haasteiden hallitsemiseksi. He ovat onnistuneet minimoimaan yksityisten etujen vaikutusta liiketoimintaan asettamalla läpinäkyvyyden etusijalle, pitämällä säännöllisiä kokouksia ja erottamalla tarkasti omat roolinsa.

Noogan asiantuntijat korostavat myös, että omistajien on määriteltävä omistajapolitiikkansa – eli osakkeenomistajien yhteiset tavoitteet ja pitkän aikavälin visio yritykselle. Tämä kattaa muun muassa kasvustrategiat, osingonjakopolitiikan, riskitason ja mahdolliset tulevaisuuden exit-suunnitelmat. Määrittelemällä omistajapolitiikan luodaan yhteinen suunta yritykselle, mikä helpottaa hallitusta ja johtoa tekemään päätöksiä omistajien tavoitteiden mukaisesti.

Pitkällä aikavälillä voisi myös olla hyödyllistä ottaa mukaan ulkopuolinen hallituksen jäsen. Tällainen jäsen voi tuoda uusia näkökulmia, asiantuntemusta ja toimia itsenäisenä äänenä strategisissa päätöksissä. Tämä vahvistaisi edelleen yrityksen hallintoa ja varmistaisi, että päätöksenteko tapahtuu aina yrityksen pitkän aikavälin etujen mukaisesti.

Opit ensimmäisestä vuodesta

Tarkka Companyn ensimmäinen toimintavuosi on ollut opettavainen matka, jossa yrityksen johdolla on ollut keskeinen rooli vakaan liiketoiminnan rakentamisessa. Hallitus on ohjannut yritystä strategisilla päätöksillä ja valvontatehtävillä, kun taas yhtiökokous on toiminut foorumina tärkeimpien päätösten tekemiselle yrityksen tulevaisuudesta.

Selkeästi määritellyt vastuut, tehokkaiden prosessien luominen ja läpinäkyvän päätöksentekorakenteen muodostaminen ovat auttaneet Tarkka Companya luomaan edellytykset kestävälle ja menestyksekkäälle tulevaisuudelle. Heidän kokemuksensa voi toimia opastuksena muille yrittäjille ja yrityksille, jotka haluavat ymmärtää hyvin toimivan yritysjohdon tärkeyden.

Strategiaan keskittymisen ja vahvan johdon avulla Tarkka Companyn tulevaisuus näyttää valoisalta. Ensimmäisen vuoden työ on luonut vankan pohjan, joka on ratkaisevan tärkeä yrityksen jatkokehitykselle ja kasvulle.

Text: Anna Pajunen, Sales & Marketing Coordinator Noogalla