Dynamics 365 – Microsoft-ratkaisu kansainvälisen yrityksen johtamiseen

Toiminnanohjausjärjestelmä (tutuille ERP) on yksi yrityksen – erityisesti kansainvälisten sellaisten – keskeisimmistä työkaluista liiketoimintaprosessien koordinointiin ja suorittamiseen. Järjestelmähankinta on suuri askel yrityksen elinkaaressa ja erilaisia tarpeita sekä strategisia tavoitteita onkin syytä pohtia tarkasti ennen hankinta- ja käyttöönottoprojektien läpiviemistä. Järjestelmän tulisi olla käytettävyydeltään helppo ja joustava, mutta samalla tarjota ratkaisut mitä erilaisempiin liiketoimintaprosessien ja paikallisten lainsäädäntöjen vaatimuksiin erityisesti yrityksen taloushallinnon näkökulmasta – yhtälö, jonka ratkaiseminen ei usein ole aivan yksiselitteinen asia.

Merkittäviä kansainvälisiä ratkaisuja maailmalta löytyykin kourallinen, mutta Microsoftin pilvipohjainen kokonaisratkaisu näihin tarpeisiin on nimeltään Dynamics 365 Finance. Finance on osa suurempaa, yhtenäistettyä Dynamics 365 -ratkaisualustaa johon voidaan yrityksen toimialan ja tarpeiden mukaan liittää lukuisia Microsoftin toteuttamia valmiita liiketoimintaratkaisuja, esimerkiksi tuotannon, logistiikan ja projektiliiketoiminnan alueilta. Näistä Dynamics 365 Finance osuu suoraan yrityksen ytimeen eli taloushallintoon. Finance auttaa sekä taloushallinnon rutiineissa, että strategisessa päätöksenteossa keskittyen erityisesti kansainvälisten konsernien toimintaan ja hallinnointiin. Dynamics 365 Finance mahdollistaa erityisesti yritysten taloushallinnon ja kirjanpidon harmonisoinnin tukien yritysten paikallisia vaatimuksia. Seuraakin lyhyt tutustumiskierros Dynamics 365 Financen ominaisuuksiin:

Tuttu käytännön kirjanpidon ongelma kansainvälisten yritysten taloushallinnossa on esimerkiksi eri valuuttojen ja kurssieromuutosten käsittely siten, että raportointi pystytään tuottamaan reaaliaikaisesti. Dynamics 365 Finance seuraakin kirjanpidollisia tapahtumia kolmessa eri valuutassa: tapahtuman alkuperäisessä valuutassa, kirjanpidollisessa valuutassa ja konsernin raportointivaluutassa. Näin menettelemällä taloushallinto pysyy jatkuvasti ajantasalla siitä, miltä yrityksen tilanne näyttää paikallisesta näkökulmasta ja konsernitasolla. Kuukausittaiset taseen valuuttauudelleenarvostukset sujuvat vaivatta – myös automaattisesti. Järjestelmä kytkeytyykin suoraan useaan eri valuuttakurssipalveluun, esimerkiksi Euroopan keskuspankin tuottamiin kurssilistauksiin, jotta ajantasaiset kurssit saadaan tuotua järjestelmään päivätasolla niin ettei talousosastoa tarvitse kuormittaa.

Mikäli yrityksen toimintaan kuuluu konserniyritysten välistä kauppaa, tarjoaa Dynamics 365 Finance ratkaisun tähänkin ns. intercompany-toiminnallisuuksien muodossa. Konserniyhtiöiden reskontrat seuraavat automaattisesti toisiaan siten, että konserniyrityksen tuottama sisäinen myyntilasku muodostuu vastapuolen ostoreskontraan ilman turhaa manuaalista laskunkäsittelyä tukien yrityksessä tarvittavia hyväksyntämenettelyjä. Taloushallinto voi myös tarvittaessa kirjata tapahtumia suoraan yritysten kirjanpitojen välillä, jolloin järjestelmä huolehtii automaattisesti konserniyhtiöiden välisten velkojen ja saamisten käsittelystä.

Raportointivaatimusten kattamiseksi Dynamics 365 Finance tarjoaa monista talousjärjestelmistä tutut tiliöinnin laskentatunnisteet taloudellisten tapahtumien tarkempaa analysointia varten, mutta mahdollistaa myös konsernirakenteiden mallintamisen yrityksen organisaatioyksiköiden mukaisesti. Konsernirakenteet mallintamalla yritys voi halutessaan järjestää raportointinsa siten, että raportointi voidaan muodostaa automaattisesti eri liiketoimintayksiköiden näkökulmasta ylitse yksittäisten yritysten kirjanpitojen. Ulkoiseen raportointiin järjestelmä kuitenkin tuottaa vaivatta tutut yrityskohtaiset tulos- ja taseraportit unohtamatta konsernien IFRS-raportointivaatimuksia.

Ylläolevat ominaisuudet ovat luonnollisestikin vain lyhyt katsaus Dynamics 365:n maailmaan. Microsoft seuraa paikallisten asiantuntijoiden avulla yritysten vaatimuksia ja tuo uusia ominaisuuksia käytettäväksi jatkuvien versiopäivitysten yhteydessä, jotta järjestelmä pysyy ikivihreänä.

Kirjoittaja: Päivi Hulkkonen, Solution Architect, SAGlobal Nordics Oy